Řízená dokumentace

Řízená dokumentace je soubor pravidel a postupů, které řídí procesy návrhů, tvorby, schvalování, evidování, stav a vyřazení dokumentů, které jsou vytvořeny na základě příručky jakosti a v souladu s normami kvality (jako například ISO 9001). [1]

Zásady pro řízení dokumentu

  • Přezkoumání – zkoumá potřebnost dokumentu
  • Zpracování – vytvoření dokumentu dle pravidel organizace (pravidla jsou definována v příručce jakosti)
  • Ověřování – proces posouzení obsahu zpracovaného dokumentu
  • Schvalování – proces schválení posouzeného dokumentu
  • Distribuce (uvolnění) – proces uvolnění schváleného dokumentu a rozeslání dokumentu
  • Rozdělování – proces přerozdělení na konkrétní místa, konkrétním lidem
  • Používání – proces užívání dokumentu
  • Změnové řízení – proces aktualizace dokumentu
  • Stahování – proces stažení neplatných dokumentů
  • Archivování – proces archivace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.
  • Skartace – proces skartace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.

Pojmy

  • Dokument – písemná, obrazová, tabulková či jinak zaznamenaná informace (dopis, doklad, tabulka, formulář, technický výkres atd.)
  • Dokumentace – soubor dokumentů
  • Řízený dokument – dokument podléhající pravidlům pro řízení dokumentu
  • Neřízený dokument – kopie dokumentu, která nepodléhá pravidlům pro řízení dokumentu

Potřeba zavádění řízené dokumentace

Není efektivní provádět činnosti uvnitř firmy neřízeně a bez existence důvodu. Doložení podkladů jasně zdůvodňuje potřebu vykonat konkrétní pracovní proces. Právě proto vyžaduje většina firemních procesů pro své vykonání podklady ve formě informací, na jejichž základě dochází k rozhodování a vykonávání těchto firemních činností.[2] Od používání pouze tištěné dokumentace se upouští a namísto toho se užívají dokumentace jak v tištěné, tak v elektronické podobě. Protože různorodost formátů a množství dokumentů přináší komplikace v podobě zpomalení celého systému. Neboť většina používaných informací se nachází v nestrukturalizované podobě, což komplikuje jejich vyhledávání.[2]

Mnoho dokumentů má omezenou platnost, potřebujeme jej jen po nějakou dobu, potom již informace zastarává. Podoba dokumentů se taktéž vyvíjí a v průběhu času dochází k jejich aktualizaci. Mění se potřeba některých dokumentů a tak se přestávají používat. Avšak je stanoveno zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 645/2004 Sb. po jakou dobu musí podnik vyřazené dokumenty archivovat a jak za jak dlouho je může skartovat. Proto je vhodné vytvořit životní cyklus dokumentů a řídit ho.

Reference

  1. ↑ ISO 9001. Systém managementu kvality. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, 2010.
  2. ↑ a b HŘEBÍČEK JIŘÍ, RÁČEK JAROSLAV: Systémy integrovaného managementu – elektronický učební materiál k předmětu PA088, FI MU Brno, 2006, http://www.fi.muni.cz/~hrebicek/ims/sim_text.htm Archivováno 19. 4. 2017 na Wayback Machine