Životní cyklus dokumentu

Schéma životního cyklu (vznik – užívání – uložení/zničení)
„Don't kill your reputation, organize your information“, motivační plakát amerického NARA varující před důsledky špatného vedení životního cyklu

Životní cyklus dokumentu (angl. records life-cycle) označuje soubor činností souvisejících se vznikem dokumentů a jejich užíváním a ukládáním. Tyto činnosti shrnuje spisová služba (Records management).

V širším smyslu lze chápat dokument jako jakékoliv zachycení informace, které prochází základními fázemi životního cyklu. Pojem má zejména důležitost ve veřejné správě, kde se i dále cyklus specifikuje. Například podle českého archivního zákona zajišťuje spisová služba „řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“.[1]

Ve 30. letech 20. století hrál Emmett Leahy z Národního archivu Spojených států amerických ústřední roli při vývoji programu, který definoval životní cyklus záznamů od jejich vzniku a používání až po případné zničení nebo archivaci.[2]

Reference

  1. ↑ Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004 Sb.), § 2.
  2. ↑ LEAHY, Professional Award-Emmett. Professional Award - Emmett Leahy. Professional Award - Emmett Leahy [online]. [cit. 2023-05-11]. Dostupné online. (anglicky) 

Média použitá na této stránce

Don't kill your reputation, organize your information - NARA - 518156.jpg
  • Scope and content: The National Archives and Records Administration created this poster to promote good records management practices.
Records Life Cycle.svg
Records Life Cycle.

The records life cycle consists of three stages:

  • creation or receipt of the record;
  • maintenance and use of the record; and
  • disposition of the record (either destruction or transfer to the permanent holdings of the National Archives).
Conceptually, Federal records span the period of time that they are in agency custody. The records life cycle concept ensures that agencies consider records management requirements throughout the life of a record, and not just at the point of disposition when the record is no longer needed by the agency.