Document Record Management System
Document Record Management System (DRMS) je počítačový systém určený pro evidenci a správu dokumentů a záznamů.
DMS, RMS
DRMS je systém, zahrnující funkčnost DMS (Document Management System, Systém pro správu záznamů) a funkčnost RMS (Record Management System, Systém pro správu dokumentů, obvykle používaný pojem "Spisová služba").
Pojem je používán obecně (pro správu jakýchkoliv dokumentů a záznamů - digitálních i analogových), nebo v zúženější podobě Electronic Document Record Management System (eDRMS, EDRMS) pro správu digitálních (elektronických) dokumentů a záznamů. Obdobné platí i pro eDMS (EDMS) a eRMS (ERMS).
Definice vychází z tzv. Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, vydaného Ministerstvem vnitra ČR:
Systém správy elektronických záznamů (EDMS) je počítačovou aplikací zabývající se správou záznamů. EDMS je často úzce integrován se systémem elektronické spisové služby (ERMS). Zatímco EDMS vede pouze záznamy, které nejsou dokumenty, ERMS spravuje dokumenty.
DMS je především zaměřen na správu operativních informací, často jen dočasného charakteru. Pracuje ve velké míře, mnohdy výhradně, se záznamy v digitální podobě. Umožňuje správu verzí jednotlivých záznamů a jejich editaci.
Elektronický systém spisové služby (ERMS) je informační systém určený ke správě dokumentů ve smyslu ustanovení § 2 písm. l) zákona č. 499/2004 Sb., s použitím § 63 odst. 4 téhož zákona.
Na RMS jsou kladeny daleko přísnější, legislativou podpořené, požadavky, než na DMS, který není legislativně zakotven. Zejména se jedná o požadavky na dlouhodobou autenticitu, dostupnost, čitelnost (zobrazitelnost) a důvěryhodnost uloženého dokumentu. RMS musí naprosto rovnocenně pracovat s digitálními, analogovými i hybridními dokumenty. Vzhledem k přísnějším požadavkům na RMS je obvyklé, že RMS má integrovány i funkcionality DMS. Opačný vztah není přirozený a může být na úkor kvality.
DRMS mají, kromě DMS a RMS, v sobě obvykle integrovány další funkčnosti, jako je DPS (Digital preservation system - Systém pro uchování digitálních informací) a dále manažerské a controllingové nadstavbové moduly. Tyto systémy se tak mohou stát obecným nástrojem řízení informačních toků v organizaci včetně důvěryhodného uložení dokumentů a podpory manažerského rozhodování a řízení organizace.
Záznam, Dokument
Je nutné zdůraznit zásadní odlišnost dvou pojmů, které se nejen občas chybně překládají z angličtiny, ale jsou i zdrojem nesprávného chápání významu DMS a RMS. Jde o význam slova "dokument" (anglicky "record") a slova"záznam" (anglicky "document"), tedy opačně, než lze na první pohled odvodit.
Národní standard pro elektronické spisové služby objasňuje rozdíl těchto pojmů: Záznamem se rozumí informace, která může být v listinné podobě, v mikroformě, na magnetickém nebo jiném hmotném nosiči dat. Záznamy se svými znaky liší od dokumentů, především nejsou deklarovány jako dokumenty v RMS. Při výkonu spisové služby se záznamy stávají dokumenty.
Záznamy jsou tedy dynamické informace podléhající změnám, úpravám atp. DMS pracuje se záznamy.
Dokument vzniká ze záznamu v okamžiku existence konečné verze, která se nemění a stává se předmětem předarchivní péče, tedy spisové služby - RMS.
Legislativa
Pojmy a legislativní závaznost vychází z tzv. Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby ( dále jen NSESSS), vydaného Ministerstvem vnitra ČR na základě § 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
NSESSS vznikl (překladem a úpravou pro české prostředí) ze specifikace MoReq2.
MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records, Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů) byl vytvořen mezinárodním sdružením DLM Forum v roce 2008 a vychází, resp. navazuje na normu ISO 15489. O té doby prochází dalším vývojem a aktualizací (MoReq2, MoReq2010).
DLM Forum (Document Lifecyle Management Forum) bylo založeno Evropskou komisí a první jednání se uskutečnilo v roce 1996. Původně se jednalo o platformu ke sdílení zkušeností odborníků z archivnictví, státní správy, tvůrců software, výzkumu a nevládních organizací a zabývalo se všemi aspekty práce s dokumenty v digitální podobě. V současné době je jednou z hlavních náplní DLM Fora tvorba a aktualizace standardu MoReq. Cílem je v rámci EU standardizovat základní požadavky na systémy pro evidenci a správu dokumentů a jejich vzájemné komunikace. DLM Forum také aktivně spolupracuje na projektu E-Ark (European Archival Records and Knowledge Preservation). Jednání DLM Fora se konají dvakrát ročně, obvykle pod záštitou Národního archivu předsedající země EU. Členství v DLM Foru mají 2 subjekty z České republiky - Ministerstvo vnitra ČR a firma GORDIC spol. s r.o..