Document preservation system

DPS (Digital preservation system / Document preservation system) je technologie počítačového systému pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů. Specializované systémy mající pokročilé funkce spíše pro dlouhodobé ukládání jsou označovány jako LTP (Long time preservation) systémy, ale v podstatě se jedná o DPS systémy s některými přidanými funkcemi.

DPS systémy jsou vhodné pro uchování digitálních dokumentů po velmi dlouhou dobu takovým způsobem, aby byla zaručena jejich důvěryhodnost a autenticita. Lze je využít pro digitální repozitář, digitální spisovnu a nebo pro systém pro správu dokumentů.

Koncepce DPS a LTP systémů

Princip DPS systémů je odlišný od DMS (document management systém) systémů, v nichž se s dokumenty pracuje. DPS systém nepracuje s dokumenty, ale s takzvanými archívními balíčky. Balíček vždy obsahuje digitální dokument a to vždy alespoň v jednom archivním formátu a může jej obsahovat i ve formátech jiných, ale hlavně obsahuje popisná a technická metadata, která udávají dodatečné informace o digitálním dokumentu a jeho životním cyklu. Systém pro uchování dokumentů tedy nearchivuje pouze dokumenty, ale celé balíčky. Princip archivace je postaven právě na tom, že se pracuje vždy s celým balíčkem (vložení, přenos, konverze, apod.) a je tedy zaručeno svázání všech metadat s dokumentem.

S dokumentem se nesmí hýbat a naopak se musí zajistit taková bezpečnost dat v systému, která by jakoukoliv neřízenou manipulaci zabraňovala. Musí se také zajistit způsob, jak zaručeně ověřit stav balíčků a dokumentů a zajistit jejich dlouhodobou autenticitu a svázání s původním autorem, nebo entitou.

Dlouhodobé uchování dokumentů

DPS systém musí být připraven dokumenty uchovat nezměněné i po velmi dlouhou dobu. Ve světě je obvyklé koncipovat archivní systémy na ukládání dokumentů v balíčcích i po dobu několika desítek let. Musí se zaručit, aby dokumenty byly i po tak dlouhé době čitelné a aby byly dostupné informace o jejich vzniku a původu.

Dlouhodobé uchování dokumentu se řídí zejména těmito principy:

• Dokument je uložen na více místech a ve více kopiích
• Dokument je ukládán ve více formátech z nichž alespoň jeden zaručí jeho dlouhodobou dostupnost a čitelnost (archivní formát)
• Dokument je svázán se všemi informacemi o něm (balíček obsahuje meta popisy a metadata)
• Dokument s metadaty jsou uloženy společně, tedy metadata se neukládají jinde
• Existuje způsob, jak převádět dokument a metadata do nových formátů, pokud je to nutné
• Dokument a metadata jsou pravidelně kontrolována a je zaručována jejich autenticita v čase