Elektronický systém spisové služby

Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů. Pojem odpovídá anglickému označení "Electronic Document and Record Management System", EDRMS.

ESSS musí zejména:

  • evidovat příjem, označování, evidenci, rozdělování a oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentu
  • zaznamenávat informace o všech operacích s dokumentem (transakční protokol)
  • spravovat metadata o dokumentu
  • vytvářet SIP balíčky pro elektronické skartační řízení

Podrobnosti funkcí elektronického systému spisové služby stanovuje zejména:

  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
  • Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
  • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášený Ministerstvem vnitra na základě zmocňovacího ustanovení § 70 odst. 2 Zákona o archivnictví a spisové službě – jedná se o adaptovaný a přeložený mezinárodní standard MoReq2[1]

Od roku 2027 je povinností veřejnoprávních původců mít atestovaný elektronický systém spisové služby. Do té doby mohou využívat neatestovaný systém. Přehled atestovaných ESSS bude zveřejněn na stránkách Ministerstva vnitra.

Příklady aplikací

  • GINIS Standard nebo GINIS Express od společnosti Gordic spol. s r.o.[2]
  • Spisová služba WISPI od společnosti Bach systems s.r.o.[3]
  • e-spis od společnosti ICZ a.s.[4]
  • TESS Online - elektronická spisová služba[5]
  • Dobrá spisovka

Reference

  1. http://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx
  2. GORDIC. GORDIC spol. s r.o. | Vytváříme bezpečně propojenou společnost. Gweb2 [online]. [cit. 2023-11-29]. Dostupné online. 
  3. Spisová služba WISPI – Bach systems s.r.o. [online]. [cit. 2023-11-29]. Dostupné online. 
  4. Elektronická spisová služba ICZ e-spis®. ICZ Group [online]. [cit. 2023-11-29]. Dostupné online. 
  5. https://www.tesso.cz/