Time management

Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Time management v současnosti zahrnuje širokou škálu aktivit mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit. Zpočátku bylo hospodaření s časem využíváno jen pro obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento obor z důvodu narůstajících nároků na život rozšířil i do osobních aktivit.

Na základě práce Stephena Coveyho lze rozdělit způsoby plánování do několika generací.

• První generace: Upomínky na určitý čas pomocí alarmů (hodinky, počítač). Převážně se používá na upozornění před provedením nějakého úkolu.
• Druhá generace: Plánování pomocí kalendáře nebo diáře; zahrnuje i stanovení cílů.
• Třetí generace: Tento přístup znamená strávit nějaký čas stanovením hodnot a priorit. Pro přípravu je nutné plánování, stanovení priorit a následně vlastní řízení pomocí osobního organizéru, počítače nebo PDA.
• Čtvrtá generace: Je zefektivněním všech z výše uvedených nástrojů. Zavádí cíle a role jako kontrolní prvek systému a preferuje důležité úkoly nad těmi naléhavými.^[1][2]

Strategie Time managementu by měla vždy začít stanovením osobních cílů. Tyto cíle by měly být zaznamenány a mohou být rozděleny do řízení projektů, akčních plánů, nebo jednoduchých seznamů úkolů. Pro jednotlivé úkoly či cíle může být následně stanovena důležitost a mohou být také nastaveny lhůty. Výsledkem tohoto procesu je plán se seznamem úkolů, rozvrh nebo kalendář aktivit. Lze si také stanovit denní, týdenní, měsíční plánovací období spojené s různými hodnoceními. To se provádí různými způsoby, a to takto.

Seznam úkolů (také v angličtině známý výraz to-do list) je seznam činností, aktivit a věcí, který by měl být podle autora splněn. Jedná se o nástroj, který slouží jako alternativa nebo doplněk k paměti. Pokud je jednotlivá položka ze seznamu splněna, je tato položka označena nebo vyškrtnuta. Tradičním zvykem je psát si takový seznam na kousek papíru obvykle z poznámkového sešitu. V současné době existuje spousta elektronických ekvivalentů, kde je možné takový seznam nalézt a aktivně ho používat (PDA, Mobil, PC).

K organizaci úkolů slouží v dnešní době spousta nástrojů. Originálním řešením pak může být propojení klasického diáře s motivačním nástrojem, jako je motivační diář DOLLER. Seznamy úkolů jsou často odstupňovány. Nejjednodušší systém obsahuje obecný seznam, který zaznamenává všechny úkoly, které člověk potřebuje v daném čase dosáhnout. Dále z obecného lze přejít na denní seznam, který je vytvořen každý den přenesením úkolů z obecných úkolů.^[3]

Přidělení důležitosti:

• Na základě zkušenosti lze jednotlivým položkám v seznamu přidělit určitou prioritu. Jedním z prvních kdo navrhl metodu "ABC" důležitosti byl Alan Lakein. V jeho systému značí "A" položku s velkou důležitostí, "B" je důležitá položka a "C" je nejnižší důležitost.^[4]

• Specifickým využitím ABC metody je ^[5] přiřazení "A" úlohy která má být zpracována během dne, "B" během týdne a "C" během měsíce.

• Dalšími velmi rozšířenými systémy jsou
  • seřazeni položek seznamu v pořadí od největší priority, nebo
  • očíslování všech položek v seznamu, kde "1" značí nejvyšší prioritu a "2" druhou nejvyšší prioritu. Tento seznam následně informuje v jakém pořadí vykonávat jednotlivé úkoly. Posledně jmenovaný systém bývá povětšinou nejrychlejší a umožňuje rychlé zpracování.^[3]

• Úplně jiný přístup, který se staví proti nastavení důležitosti naznačil britský autor Mark Forster. Jeho myšlenka je založena na uzavřeném seznamu úkolů, ve které naznačuje, že nekonečný seznam s určitostí znamená, že některý úkol bude vynechán a nedokončen. Jeho přístup tak staví na tom, že by měl být celý seznam splněn tentýž den, a u položek, které nebyly dokončeny by měl být provedeno zjištění, kde byla chyba a co je potřeba změnit.^[6]

Moderní softwarové aplikace mají vestavěné moduly pro zpracování úkolů ^[7] a mohou podporovat množství metod pro filtrování a řazení seznamu úkolů. Mezi dalšími funkcionalitami může také být dynamické určování aktuálních úkolů, které se mají právě zpracovávat.^[8] Spousta takových programů dokonce podporuje řízení úkolů pro více uživatelů. Jedna osoba tak může dalším lidem zadávat úkoly.^[9]. Seznam úkolů může být také součást nějakého jiného nástroje, jakým je například Správce osobních informací nebo Správce projektů.

Existuje několik technik pro nastavení priorit. Mezi nejznámější patří ABC analýza a Paretova analýza.

Tato technika se využívala pro kategorizaci do skupin. Tyto skupiny jsou často označeny písmeny A, B a C. Úkoly jsou následně označovány podle následujících kritérií:

• A – Úlohy, které jsou vnímány jako naléhavé a důležité,
• B – Úlohy, které jsou důležité ale nenaléhavé,
• C – Úlohy, které nejsou naléhavé ani důležité.

Každá skupina je následně seřazena podle priority. ABC analýza může mít více než tři skupiny, které vyplývají z jejího označení.^[4]

ABC analýza je běžně kombinována s Paretovou analýzou.

Tato analýza je založena na tom, že 80 % úloh může být ukončeno v 20 % času, který máme k dispozici. Zbývajících 20 % úloh bude trvat 80 % času. Tento princip je tak založen na rozdělení úloh do dvou skupin, kdy je doporučeno úlohám v první skupině přiřadit vyšší prioritu.

Paretův princip může být také použit k zvýšení produktivity: předpokládá se, že 80 % produktivity může být dosaženo dokončením 20 % úloh.^[10] Jestliže je cílem vyšší produktivita, pak by měla mít první skupina vyšší prioritu.

V tomto článku byly použity překlady textů z článků Time management na anglické Wikipedii a Zeitmanagement na německé Wikipedii.

• Obrázky, zvuky či videa k tématu time management na Wikimedia Commons